Ressources humainesLes employeurs stockent de multiples données personnelles
Quelles informations sont traitées et conservées par les entreprises? Qui a accès à ces données? François Charlet, juriste spécialisé en droit des technologies, fait le tour des questions.
Chaque employeur récolte et stocke de nombreuses données concernant ses employés. Quelles informations est-il autorisé à traiter? Combien de temps peut-il les conserver?
Légalement, les données personnelles ne peuvent être récoltées que de manière licite. Autrement dit, elles ne peuvent pas être obtenues par la menace ou la tromperie. L’employé doit en avoir été informé. «Le principe général repose sur l’article 328b du Code des obligations et sur la loi sur la protection des données. L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que si elles portent sur ses aptitudes à remplir son emploi ou qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail, note François Charlet, juriste spécialisé en droit des technologies. Un chauffeur routier pourra, par exemple, être soumis à des tests d’alcoolémie pour évaluer son aptitude à exercer son métier. Le médecin ne communiquera à l’employeur que ses conclusions concernant la capacité du candidat à occuper le poste considéré.»
Ces informations recueillies par l’employeur peuvent être de plusieurs natures: les coordonnées et l’adresse de l’intéressé, le dossier de candidature, les tests graphologiques ou autres tests subis, le contrat de travail, les renseignements relatifs aux arrêts de travail et aux vacances, les données relatives au salaire et aux assurances, les évaluations, les plans de carrière, les mesures disciplinaires, les certificats médicaux ou le relevé d’identité bancaire. Il est de la responsabilité de l’employeur de contrôler l’accès à ces données afin que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance.
Conservées durant cinq à dix ans
Toute communication de données à des tiers est permise si elle est nécessaire à l’exécution du contrat de travail. «La loi peut aussi contraindre l’employeur à communiquer des données même si l’employé n’est pas d’accord», précise François Charlet.
Les informations sont conservées pendant toute la période de présence d’un salarié dans l’entreprise, certaines doivent l’être au-delà, afin de répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales. C’est notamment le cas des documents relatifs à la paie ou au contrat de chaque salarié que l’employeur peut être tenu de conserver durant cinq à dix ans.
Où sont stockées ces données? Au sein de serveurs, dans le cloud ou ailleurs. C’est l’employeur qui fait son choix. Il doit en assurer la sécurité.
Quid de l’historique des sites consultés?
L’employeur peut aussi stocker l’historique des sites consultés ou les mails reçus et envoyés par les collaborateurs. «Généralement, personne ne surveille en continue les connexions des employés. En revanche, des systèmes d’alerte sont souvent mis en place par les entreprises. Si un collaborateur se connecte, par exemple, trop souvent à Netflix, durant ses heures de travail, une ou plusieurs personnes pourront accéder à l’historique web du salarié, explique François Charlet. Ces données sont gardées uniquement quelques mois.»
Peut-on exiger de son ancien employeur qu’il nous transmette toutes les données nous concernant, aussi bien les dossiers privés et une copie complète des mails dans lesquels son nom est mentionné? On peut avoir accès à son dossier, c’est ce que prévoit la loi sur la protection des données. L’entreprise doit répondre à une telle requête. Par contre, ce n’est pas un droit absolu. Les notes personnelles de son supérieur hiérarchique ne seront pas transmises, même si notre nom est mentionné.
Vous avez trouvé une erreur?Merci de nous la signaler.
