Khalfi Malik

CEO @ BE-CASH | WWW.BE-CASH.CH | SPEAKER @ M3K | WWW.M3K.CH

Après 8 années passées dans le domaine financier, Malik crée successivement plusieurs sociétés, dont la 1re franchise « adidas Originals » en Suisse. Depuis 2012, il conseille les entrepreneurs et les dirigeants d'entreprises, et intervient lors de conférences sur la thématique de l'entrepreneuriat www.m3k.ch

En 2013, il cofonde Be-Cash, dont il est le CEO, et vient révolutionner le marché des terminaux de paiement en proposant des terminaux à la vente dès 99.-. www.be-cash.ch

Quand l'urgence cannibalise la rentabilité d'une entreprise!

"Est-ce Urgent, Important, ou les deux...?"

Dans la gestion courante d'une entreprise, un dirigeant traite principalement avec les urgences. Entre les téléphones intempestifs, les courriers à trier, les emails à consulter, les employé(e)s à diriger et les imprévus de dernière minute, les journées filent à la vitesse de l'éclair.

Résultat des comptes, un dirigeant se voit happé par le quotidien, ne laissant plus aucune place à une gestion active et réfléchie des tâches importantes telles que: l'implantation d'une stratégie de développement des affaires sur le moyen-long terme, la fidélisation de la clientèle, la prospection, l'optimisation des coûts, ou encore, la réduction des risques de concentration d'activités. En somme, l'entreprise est contrainte à vivre au jour le jour, sous prétexte de ne traiter que les tâches dites « urgentes ». Cette stratégie s'avère pénalisante en terme de rentabilité et dangereuse pour la bonne marche des affaires.

Il existe 4 niveaux de priorités dans la gestion courante d'une entreprise:

  1. Urgent & Important

  2. Urgent mais pas Important

  3. Important mais pas Urgent

  4. Pas Urgent & Pas Important

Voici la manière dont une majorité des dirigeants gère leurs priorités:
En 1ère position vient ce qui est « urgent & important » (point 1). Ce sont tous les problèmes de dernière minute (situation de crise) qui surviennent dans la vie courante d'une entreprise et qui consomment beaucoup de temps et d’énergie à résoudre.
Exemple : a) un fournisseur vous appelle pour vous indiquer un retard de livraison. Cet imprévu immobilise tout un chantier et vous êtes directement porté responsable, ou b) votre système informatique tombe en rade, vous n'êtes plus opérationnel.

Une fois les problèmes « urgents & importants » traités, la gestion s'oriente sur ce qui est « urgent mais pas important » (point 2). Le dirigeant a l'impression de gérer une tâche importante, mais dans la réalité elle ne l'est pas. Résultat des courses, il consomme de l'énergie et consacre du temps à une tâche inutile.
Exemple : assister à une réunion concernant un sujet qui pourrait être traité directement par un collaborateur.

Après avoir consacré 95% de sa journée à des tâches « urgentes & importantes » puis « urgentes mais pas importantes », le dirigeant est éreinté et a besoin de repos. Il se précipite donc sur des occupations qui ne sont « ni urgentes & ni importantes » (point 4).
Exemple : passer du temps au téléphone, répondre à des emails, surfer sur internet, etc...

Au final, ce qui est réellement bénéfique à la croissance d'une entreprise sur le long terme est totalement mis de côté. A savoir, les tâches « importantes mais pas urgentes » (point 3) ! En effet, prendre le temps de se concentrer sur la gestion de ces tâches permet une optimisation importante des divers coeurs de métiers et de la manière dont une entreprise est gérée.
Exemple : définir une stratégie de développement à moyen terme, conclure des partenariats stratégiques, diversifier son activité, former ses employé(e)s, etc...

Un dirigeant d'entreprise se laissera piéger au même titre que quiconque. Car par défaut, l'être humain gère sa vie de la même manière. Apportant plus d'importance aux tâches 1 et 2, puis finissant sa journée devant la télévision ou sur Facebook, alors qu'en ayant clairement identifié la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important, tout le monde est à même d'optimiser son allocation temps/énergie.

La recommandation ultime faite aux dirigeants d'entreprises est de s'assurer dans un premier temps qu'ils adaptent leur gestion personnelle des quatre priorités (réduire au maximum les nuisances générées par « l'urgent mais pas important »), d'allouer du temps à ce qui « important mais pas urgent », puis de sensibiliser tous leurs collaborateur(trice)s sur ce sujet. Les bienfaits pour l'entreprise s'en feront vite ressentir...

Lecture recommandée sur le sujet : Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent (Stephen R. Covey)

 

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