2017 Portraits Julien Ld 1

L'organisologue

Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie et l’auteur du livre «2h chrono pour mieux m’organiser». Il aide les entrepreneurs et les dirigeants à organiser l’essentiel pour avancer rapidement sur leurs projets sans se tuer au travail.

Comment éviter le surmenage mental et retrouver votre efficacité professionnelle?

Comment éviter le surmenage lié à la surcharge informationnelle?
Comment gérer les nombreuses informations complexes qui vous surchargent quotidiennement?

C'est ce que vous découvrirez dans ce billet de blog.

Crédits: Julien Gueniat


Vous êtes en guerre.

Et non, je ne vais pas vous parler de la guerre de l’attention et des « méchants » ingénieurs qui veulent vous faire passer le plus de temps sur votre smartphone.

Non, je ne vous dirais pas « Jetez votre smartphone ».

Cette guerre est différente.


Vous ne vous en rendez pas compte, car l'ennemi est au plus proche de vous.

Cette guerre est injuste et asymétrique. 

Et vous êtes clairement défavorisé. Si vous ne faites rien, votre carrière professionnelle va en pâtir.
Tôt ou tard le surmenage intellectuel guette.

Les effets sont insidieux et progressifs au point que vous ne vous apercevez pas que vous êtes en train de perdre du terrain.

Je plonge en détail dans le surmenage professionnel ici.


Avez-vous pris conscience du danger?

Cette guerre est celle de l'information. 

Et si vous êtes un travailleur du savoir, prêtez attention à ce qui suit. 

D'autant plus si vous êtes un manager. 


Pourquoi? Parce que les managers occupent des postes où le surmenage mental guette:

  • Entre le travail qu'ils doivent réaliser eux-mêmes (la charge opérationnelle)
  • La charge de gestion liée à leur équipe (délégation, contrôle, feedback, médiation, dynamique de groupe)
  • Les demandes de la direction ou du boss...
  • Ces personnes ont un risque plus élevé de surcharge cognitive. Et d'ailleurs, un tiers d'entre eux le disent.

Quand je parle de guerre de l'information, je ne parle des agents chinois infiltrés.

Non, je parle de l'information à laquelle vous devez faire face:

  • Chaque jour. 
  • Chaque heure. 
  • Chaque minute? 

Une information qui ne vous demande pas votre consentement et qui vient surcharger votre cerveau comme les données surchargent la mémoire de votre disque dur. 

Jusqu'au moment où votre ordinateur RAM.
Vous appuyez sur une touche et la réaction arrive 2 secondes plus tard.

Et si vous ne faites rien, un jour votre ordinateur ne s'allume plus.

Et si vous ne prenez pas conscience de cette guerre, que se passera-t-il?


Ignorez cette guerre à vos risques et périls:

  • Vous aurez cette sensation que votre mémoire vous joue des tours. 
  • Vous aurez cette fatigue constante (même malgré un week-end de repos).
  • Et vous aurez de la difficulté à vous concentrer.
  • Et vous commettrez des erreurs. Des erreurs qui nécessiteront du temps à être réparé... sans compter le temps passé à expliquer pourquoi vous avez fait ces erreurs.
  • Et vous avancerez moins vite et votre efficacité professionnelle en pâtira.
  • Vous aurez l'impression que votre tête explosera. Chaque nouvelle information assiègera un peu plus votre cerveau.
  • À force votre entourage commencera à vous faire des remarques du genre: "Tu m'as l'air si tendu... respire ».


Il y a (déjà) des milliers de victimes

Non, il ne s'agit pas d'amputés, d'éclopés ou de soldats ayant perdu un oeil... cette guerre n'est pas sanglante comme le débarquement d'Omaha beach le 6 juin 1944, mais les pertes sont considérables:

  • Des managers ambitieux qui se sentent surmenés au point d'abandonner leur carrière.
  • Des travailleurs du savoir aguerris qui un jour n'arrivent plus à se lever de leur lit pour aller travailler. 
  • Des mères de famille qui en plus de gérer leur vie professionnelle doivent gérer la logistique du foyer. Et qui craquent. Car la charge mentale n'est plus gérable.

Mais vous n'êtes pas du genre à vous laisser faire:

Peut-être que vous avez déjà pris conscience de cette infobésité.
De cette surcharge cognitive liée à l'hyperconnexion. L'ennemi n'a plus l'effet de surprise. Vous savez qu'il est là. 


Peut-être qu'à présent vous entretenez une relation d'amour et haine avec vos appareils technologiques... qui vous permettent d'accomplir tant, mais paradoxalement, qui vous stressent plus que jamais.

Il vous arrive même de regarder d'un oeil suspicieux toute cette technologie et parfois vous regrettez l'époque post-smartphone. 
Ce bon vieux Nokia 3210 ;-)


Et donc face au surmenage intellectuel, vous avez (peut-être) fait ceci:

Vous avez peut-être décidé de vous retirer au vert... en laissant tout en plan: vos emails, votre smartphone et votre ordinateur. Mais à votre retour, l'ennemi est plus fort que jamais:

  • Des centaines d'emails et de notifications. 
  • Des appels urgents à traiter.  
  • Les comptes-rendus des collaborateurs en parcourir. 
  • Les demandes des clients et des fournisseurs à traiter.

La surcharge informationnelle a clairement pris du terrain, au point de faire des heures supplémentaires pour réussir à la contenir.

Clairement, cette stratégie d'évitement ne porte pas ses fruits.
 

Peut-être que vous avez décidé d'installer des applications pour traiter cette déferlante d'information, mais vous vous retrouvez à vérifier toutes les 3 minutes votre compte Gmail. 


Votre pouce glisse frénétiquement de haut en bas en réactualisant votre fil d'actualité...
Vous ne savez pas vraiment pourquoi...
mais une sorte de force invisible vous attire à toujours consommer plus d'information, même si celle-ci n'est pas UTILE. Même si celle-ci vous rend anxieux.
 

Et avec le temps, vous réalisez que vous ne savez plus:

  • Ce que vous devez faire avec cette information. 
  • Ce que vous devez prendre en compte 
  • Ce que vous devez intentionnellement ignorer. 

Avec le temps, les applications qui devaient vous aider ont l'effet inverse: elles dispersent l'information et vous rendent accro.


Source: MerciAlfred


Et finalement, vous rendez les armes en vous disant "peut-être que c'est une guerre perdue d'avance. Si je n'arrive pas à vaincre mon ennemi, autant me joindre à lui, non?" 

Peut-être que les protechnologies ont raison (vous savez ces personnes qui portent des montres connectées et qui ne sont jamais vraiment totalement avec vous, car toujours en train de regarder leur smartphone / poignets)?

Ou peut-être qu'il y a une autre solution contre l'excès d'information provoquant un surmenage mental?

Et si vous êtes toujours avec moi, c'est que vous avez encore espoir. Et vous avez raison voici pourquoi:


La mentalité à adopter pour réduire l'excès d'information:


Si je résume, en organisant mieux les nombreuses informations quotidiennes, on réduit les probabilités du surmenage intellectuel.
Mais les stratégies d'évitement ne fonctionnent pas. Et en tant que travailleurs du savoir, il est utopique de croire pouvoir s'isoler des outils technologiques.


Alors, quelle mentalité adopter pour changer?

1. Apprenez à faire la différence entre l'actualité et l’information.

À ce sujet, je vous renvoie vers un article intéressant du site Merci Alfred.


Et voici quelques questions d'aide:

  • Dans votre job, quelle information avez-vous besoin pour prendre de meilleures décisions?
  • Comment facilement obtenir ces informations?
  • Est-ce que cette information est fiable?

2. Stockez l'information dans un endroit centralisé et fiable.

Votre cerveau cessera de vous rappeler tout ce à quoi vous devez penser. 
Ce n'est pas moi qui le dit, c'est David Allen, le créateur de la méthode Getting Things Done.

3. Traitez cette information de manière délibérée 

Réduisez la "vérification sans but" de l'information et des outils technologiques.

Lorsque vous vous connectez à un appareil technologique, ce n'est pas pour consulter l'information, mais pour traiter celle-ci.


Et les travailleurs du savoir efficaces ont compris ceci:


Ils se rappellent que consommer de l'information via internet, c'est comme vouloir boire à une borne d'hydrante.


Ainsi ils se protègent de l'information et trient celle-ci de manière délibérée.
Ils ont pris conscience qu'il était utopique de vouloir consulter un maximum d'information.

Ce qui compte, c'est la qualité de l'information. 

  • Ils sont moins sensibles aux "nouvelles applications" tendance utilisant un marketing redoutable.
  • Ils regardent toujours d'un oeil suspect l'information qui vient à eux sans qu'ils n'aient autorisé celle-ci.
  • Ils vont consciemment se demander "quelles sont les informations dont j'ai besoin pour améliorer la qualité de mes résultats?"
  • Une fois en possession de ces informations, ils vont accepter de passer à côté d'une multitude d'autres informations et se focaliser sur l'utilisation de l'information délibérément sélectionnée. 

Ainsi ils économiseront de précieuses ressources qu'ils pourront investir sur leurs différentes tâches.

Mais vous vous dites peut-être: comment mettre en place concrètement cette mentalité dans mon quotidien?
C'est ce que j'aborde dans la suite de cet article:


Voici comment gérer l'excès d'information avec une application


Il y a quelques mois, en travaillant sur une nouvelle application permettant aux rédacteurs de tuer le syndrome de la page blanche, je suis tombé sur Workflowy. 

Workflowy est une application qui a remplacé en moins de deux heures 4 applications que j'utilisais depuis des mois.
Ceci sans douleur.


Mais vous vous demandez peut-être ce qu'est Workflowy?


Workflowy est dans la guerre de l'information, ce qu'était l'avion furtif Horten Ho 229 lors de la Deuxième Guerre mondiale.
C'est-à-dire que personne (ou presque) n'en a entendu parler en francophonie.


Cela n’en fait pas moins une application redoutablement efficace.


Il s'agit d'un logiciel minimaliste d'apparence qui permet de créer des listes à l'infini
. Les concepteurs vous promettent de pouvoir vous libérer votre esprit en organisant votre cerveau (rien que ça).

Voici comment j’utilise cette application pour gérer l'excès d'information

  1. Quand une nouvelle information arrive à moi, si je ne sais pas où instantanément la stocker, je la classe dans ma boite de réception Workflowy.

  2. Chaque jour j'ouvre mon calendrier et j'applique la méthode Komodolee me permettant de savoir exactement par où commencer ma journée et sur quoi me concentrer durant les heures les plus importantes de ma journée.

  3. Si je dois me souvenir d'une information à dire dans ma prochaine réunion, je l'ajoute dans mon ordre du jour qui se trouve dans mon calendrier.

  4. Si je dois me souvenir d'un site à visiter, je l'enregistre dans mon point "site web à visiter" (grâce à l'extension Google, chrome Webclipper)

  5. Si soudainement je me souviens que je dois acheter une bouteille de rouge pour la soirée entre amis... je ne laisse pas cette idée flotter dans mes neurones. Non, je vais la stocker dans ma liste de course, également sous workflowy (ainsi mon cerveau arrête de me la rappeler pendant que je suis en train de travailler de manière concentrée).

  6. Si je veux retrouver rapidement une information importante, je lui colle un mot-clé (comme les tags sous instagram). Ainsi depuis mon écran d'accueil, je clique sur ce mot clé et instantanément, le logiciel m'affiche toutes les informations reliées à ce mot clé.

  7. Je dois écrire mes articles? Gérer un projet? Animer une réunion? Suivre mes tâches?

Workflowy.

Ainsi mes capacités cognitives restent disponibles pour ce qui est important: les imprévus, les prises de décision, les discussions importantes. 

Mais il y a un HIC. La plus grande force de Workflowy et pour beaucoup sa plus grande faiblesse.

La page d'accueil de Workflowy est déconcertante.

Car lorsqu'on s'inscrit à ce logiciel, aucune structure d'organisation, aucun modèle n'est fourni avec celui-ci.

Mais j'ai pensé à vous...

Créez une structure fiable et centralisée permettant de gérer l'excès d'information:

En testant Workflowy, il y a une question que vous vous poserez rapidement:
quelle organisation permettant de gérer mon information devrais-je mettre en place? Et c'est une excellente question.


Plutôt que de suivre aveuglément ce que des ingénieurs de la Silicon Valley ont décidé de vous imposer, vous allez réfléchir à vos vrais besoins.

Car la première chose que vous verrez à l'écran est un curseur qui clignote. 

Et du vide. Et ce curseur peut faire peur. Surtout si vous ne connaissez pas vos besoins vous permettant de créer votre système.

Ainsi: 

Deux options s'offrent à vous: 

1. Commencer là où les besoins sont les plus importants. 


Cette première option vous concerne si vous savez déjà bien de quoi vous avez besoin pour gérer votre information au quotidien, mais que vous souhaitez réduire le nombre d'applications que vous utilisez.

Par exemple:

Si vous souhaitez mieux suivre les tâches à réaliser -> utilisez la méthode Kanban en fonction des projets importants actuels.


Si vous souhaitez ne plus jamais rien oublier, faites des listes contextuelles.

  • Liste pour les choses à acheter
  • Liste des lieux à visiter
  • Liste des livres à lire
  • Liste des citations qui vous intéressent
  • Liste des sites à visiter
  • Listes des choses à faire cette semaine, ce mois, cette année.

Vous pourrez même partager ces listes avec vos collègues, votre conjoint/e et vos amis.

2. Télécharger mon modèle Workflowy actuel

En cliquant ici, vous pourrez voir télécharger l’organisation que j'utilise dans Workflowy.

Cela vous permettra de voir ce que je fais... il vous suffira ensuite de la copier / coller dans votre compte pour pouvoir y apporter les modifications de votre choix.


Avant de retourner dans le flot d'information, prenez avec vous ceci:

L'excès d'information provoque un surmenage mental.
Ce n'est pas moi qui le dit, mais le documentaire Arte "Hyperconnecté, votre cerveau".
Vivement recommandé.

Prendre conscience de ce flux d'information est la première étape pour vous éloigner du surmenage mentale.

La deuxième étape est de tester des systèmes fiables (et si possible centralisés) vous permettant d'enregistrer, retrouver, travailler et partager cette information. 

Vous voici déjà mieux préparé que la majorité des gens qui n'ont pas encore pris conscience de cette guerre invisible et asymétrique.

Cela vous donne un avantage énorme, car même si vous n'utilisez pas Workflowy, la lecture de cet article vous aura invité à réfléchir à cette manière de traiter votre information.


Si vous souhaitez aller plus loin dans les problèmes liés à l'excès de l'information (et les solutions):

Je vous renvoie vers deux ressources intéressantes:

Le podcast de Zen & Organisée sur le sujet de l'hyperconnexion.

Mon article test sur workflowy

Merci pour votre attention.

Julien

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