2017 Portraits Julien Ld 1

L'organisologue

Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie et l’auteur du livre «2h chrono pour mieux m’organiser». Il aide les entrepreneurs et les dirigeants à organiser l’essentiel pour avancer rapidement sur leurs projets sans se tuer au travail.

5 Extensions Gmail gratuites pour mieux gérer vos emails.

Vous utilisez GMAIL?

Découvrez 5 applications pour booster votre messagerie et passer beaucoup moins de temps le nez dans votre boîte de réception.

Pfffffffffffff (soupir de fatigue)

La boîte de réception GMAIL a remplacé votre fond d'écran depuis trop longtemps?

Votre premier réflexe est d'ouvrir GMAIL (avant même d'avoir quitté votre lit)... votre dernière action de la journée est... de vérifier si un email urgent nécessite votre attention si précieuse.

Si vous souhaitez passer moins de temps dans vos mails (et plus de temps sur votre business) il y a deux axes de progression:

  1. Adopter les bons comportements vis-à-vis de vos emails... (j'ai écrit un article sur le sujet ici)
  2. Mettre votre boite de réception sous stéroïdes avec les 5 applications incontournables.

Vraiment incontournable?

Totalement.

Comme Minus et Cortex...

... Difficile de concevoir Gmail sans Google Chrome.

Et ce qui est intéressant avec ce duo proposé par Gsuite, ce sont les extensions (souvent gratuites) vous permettant d'améliorer les options natives proposées par Gmail.

Mais on peut vite s'y perdre.

Relax.

J'ai fait le tri pour vous. 

Je ne citerai que les extensions que j'utilise encore (ou que j'ai utilisées avec satisfaction).

Le plus important: prenez ce qui vous parle le plus, laissez le reste.

1. Boomerang pour un meilleur suivi

Boomerang est une application qui permet de différer l'envoi de vos emails et d'assurer le suivi d'un email important. Par exemple, vous souhaitez avoir une réponse de votre correspond d'ici 4 jours? Demandez à boomerang de vous relancer dans 3 jours si celui-ci ne vous a pas répondu.

Boomerang vous permet aussi d'ajouter de la régularité dans vos envois, en vous permettant d'envoyer tous vos emails à une heure précise de la journée.

Un autre point très utile...

Imaginez, vous êtes en train de vider votre boite de réception. Mais à chaque fois que vous répondez un email, d'autres emails entrent dans votre boite de réception.

RAAAAAAAAAAAAH! Il est où le bouton STOP?

Le bouton stop s'appelle Inbox pause.


Autrement, réussir à se concentrer devient un vrai calvaire... car vous êtes automatiquement attiré vers ce nouveau message.

Et si ce n'est pas votre cas, je veux connaître votre secret.

Inbox pause (de Boomerang) vous permet de stopper l'arrivée de nouveaux messages afin de travailler tranquillement sans être interrompu.

Un must.

2. Gorgias pour les demandes répétées

Vous écrivez souvent le même type de message? 

Par exemple vos clients ne savent jamais où trouver leur facture dans leur espace membre? 

Ou alors on vous demande toujours où se trouve le document ISO34.524.2144.FR de 2007 dans l'intranet, sauvegardé par Marc quand il était encore parmi nous?

Créez un modèle type qui viendra se coller dans la réponse de votre email, en utilisant un raccourci de votre choix + tab

Encore un gain de temps considérable.

Intéressant: En ouvrant Gorgias, vous pouvez voir combien de temps vous avez économisé en utilisant l'application.

3. KeyRocket pour connaître les raccourcis utiles

KeyRocket ne vous permet pas de créer vos propres raccourcis. Mais il vous explique les raccourcis qui se trouvent nativement dans GMAIL.

Avec la pratique, vous savez que presser la touche R, vous permet de répondre à la personne. U permet de revenir dans la boîte de réception.

C'est con, mais connaître ces outils informatiques c'est important.

Cela rejoint le conseil de base que je donne à toute personne qui utilise un clavier au quotidien et qui souhaite être plus rapide: apprenez à taper avec 10 doigts. Logique. 

4. Drag pour s'organiser à la japonaise

Si vous appréciez travailler en mode "kanban", alors vous pouvez utiliser l'extension DRAG. Pour ma part j'ai renommé les colonnes de la manière suivante:

  1. Inbox, pour les emails entrants.
  2. Action à prendre, pour les emails qui nécessitent du jus de cerveau (les emails qui ne peuvent pas être répondus en 2 minutes).
  3. Réponse en attente, pour les emails qui doivent être suivis.
  4. Archive -> pour tout le reste (oui c'est un gros bordel, mais je fais confiance à l'intelligence artificielle sur ce coup).

Mais libre à vous d'avoir les colonnes de votre préférence.

Le problème de Drag?

Chaque fois que vous vous connectez à votre boîte email.... vous voyez ce qui est en "stand by" dans les différentes colonnes.

Et ce n'est pas le top pour éviter l'infobésité.

Pour ma part, je préfère simplement créer des sous-dossiers avec les mêmes fonctions.

  1. Action à prendre
  2. Réponse en attente
  3. Archive

Cette manière de faire m'incite à ouvrir ces dossiers quelques fois par semaines afin de m'assurer de les vider.

Je vous recommande de bloquer quelques plages hebdomadaires pour vider / relancer les emails qui se trouvent dans ces deux onglets.

5.SnapMail pour jouer à l'espion

Si vous transférez une information confidentielle par email (comme un mot de passe) utilisez SnapMail. Votre expéditeur a 60 secondes pour lire les informations avant que votre email se détruise.

On se croirait presque dans la peau d'un espion.

Pour ceux qui veulent aller (beaucoup) plus loin, j'ai rédigé un article partageant les bons comportements à adopter via votre boîte de réception.

Cliquez ici pour lire l'article.

Julien

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