2017 Portraits Julien Ld 1

L'organisologue

Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie et l’auteur du livre «2h chrono pour mieux m’organiser». Il aide les entrepreneurs et les dirigeants à organiser l’essentiel pour avancer rapidement sur leurs projets sans se tuer au travail.

4 Questions pour éviter les réunions inutiles

Beaucoup de réunions sont une perte de temps (et d'argent). Mais comment éviter d'organiser des réunions qui ne devraient pas du tout avoir lieu? C'est ce que vous découvrirez dans l'article qui suit.

Une séance sur deux serait improductive selon l'étude menée l'Institut Opinionway.
44% des sondés admettent consulter leur smartphone durant la réunion.

Alors, devez-vous organiser une réunion de plus?

Devez-vous vous retrouver face à des soupirs, des gens qui roulent des yeux ou qui haussent les épaules quand vous leur posez des questions?

Pire… combien de temps accepteriez-vous de voir les participants regarder leur smartphone sous la table (comme si vous ne les voyez pas) et qui vous disent « Hum pardon? » quand vous leur répétez une question qui leur était destinée?

Rageant non?

Mais pouvez-vous agir différemment?

Car la folie serait de continuer à faire ce que vous avez toujours fait, en espérant avoir des réunions productives et intéressantes. Pour ne pas citer Albert Einstein.

Dans le livre « Making Every Meeting Matter », publié par l'Harvard Business Review, Elizabeth Grace Saunders recommande de passer à travers une succession de questions afin de décider si une réunion doit avoir lieu ou non.

Car lorsqu'on ne sait pas trop quoi faire, quelle décision prendre ou comment avancer sur un problème, la réunion reste (bien trop) souvent le choix par défaut.

Mais on ne fait rien d'autre que de repousser le problème. 
Voir de compliquer celui-ci.

Pourquoi impliquer des personnes qui n'apportent pas d'eau au moulin? 

Toujours selon dans l'étude de l'institut d'OpinionWay, 25% des participants des réunions estiment leur présence inutile

4 questions pour éviter une réunion inutile (de plus) 

  1. Ai-je réfléchi à la situation?

    Cela évite d'agir sans réfléchir. Réunir autour d'une table 5 cadres durant 2 heures à un coût. Ce coût est peu visible, mais bien réel. Ici, vous trouverez un réuniomètre qui vous dira combien vous coûte une réunion.

  2. Ai-je besoin d'aide-externe pour progresser?

    Parfois, poser à plat le problème (par exemple avec une technique de questionnement, comme le qqoqccp) permet de réaliser que ce qui manque est de l'information disponible afin de réussir définir des variantes et prendre une décision. Un travail qui ne nécessite pas de réunion.

  3. Pour avancer ai-je besoin d'une conversation directe?

    Si ce n'est pas le cas, un email fera l'affaire. L'auteur du livre "Message not received" recommande de prendre le téléphone si la conversation email dépasse 3 emails.

  4. Ai-je besoin d'une rencontre en présentiel?

    Si ce n'est pas le cas, on peut toujours se parler via Skype. Économie de ressources pour les deux parties.

Et si vous avez besoin de vous rencontrer physiquement, alors la réunion est une option à prendre. Ce questionnement est plus adapté qu'un outil standard d'aide à la décision, comme la matrice d'Eisenhower (qui permet de mettre des priorités sur des tâches en fonction de l'importance et de l'urgence).

Cela nous laisse avec le plus gros problème des techniques intéressantes que l'on peut lire à droite et à gauche. La mise en pratique.

Car comme toujours, savoir n'est pas faire.

Alors, comment se souvenir de ne plus sauter sur la solution de facilité on disant "Organisons une réunion et discutons-en"?

Imprimez ce document et placez-le à un endroit visible. Fond d'écran de votre smartphone, fond d'écran de votre ordinateur, panneau mural... bref, faites preuve d'imagination.

Et lorsque vous vous surprendrez à vouloir organiser une réunion, temporisez.
Et reprenez cette liste de question.

Cela ne répond évidemment pas à la question "Comment organiser une réunion pour que celle-ci soit productive?", mais cela permet déjà d'éviter de devoir organiser une réunion là où un coup de téléphone pourrait faire l'affaire.

  • Quel gain de temps !
  • Quel gain d'énergie!
  • La magie d'agir différemment.

Merci pour votre attention.

Julien

PS Cliquez ici si vous souhaitez organiser des réunions productives... 

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