Jerome Koechlin

SPÉCIALISTE EN COMMUNICATION ET EN MANAGEMENT

Jérôme Koechlin, spécialiste en communication et en management et enseignant au Médi@LAB de l’Université de Genève, analyse et met en perspective dans son blog les enjeux de la communication moderne et du leadership.

Le temps, le bien le plus précieux d'un CEO

«Le temps manque pour tout», disait Balzac. C’est d’autant plus vrai pour les CEO, confrontés plus que quiconque à la rareté de leur temps, et pris dans un cycle à la fois complexe et infernal de gestion de leur temps. Comme il s’agit de la ressource la plus rare des dirigeants, il convient de l’utiliser de manière la plus optimale. Plus facile à dire qu’à faire!

Une récente étude de la Harvard Business Review («Comment les PDG gèrent leur temps», Michael E. Porter et Nitin Nohria, décembre 2019-janvier 2020) donne des pistes pertinentes sur ce sujet paradoxalement peu documenté. La manière dont un CEO gère son temps donne un éclairage sur sa propre efficacité et, partant, sur la performance de son entreprise.

Tous les modèles existent. J’ai vu des CEO tenir des séances de 12 heures avec peu d’efficacité, d’autres piloter des crises majeures avec des séances hebdomadaires d’1/2 heure pendant trois ans, d’autres encore se ménager des demi-journées sans rendez-vous pour prendre le temps de réfléchir. Etre CEO est en effet très chronophage et s’apparente à faire du sport de haut niveau. Selon cette étude, les CEO analysés travaillent en moyenne 62,5 heures par semaine, et ont conscience de l’importance de préserver leur santé et leur famille.

Voici les principales suggestions d’une bonne gestion de son temps pour un CEO :

  • Il travaille en face à face. 61% du temps est consacré à des séances en face à face. 15% du temps se déroule au téléphone, et le reste du temps (24%) est consacré à lire et à rédiger des emails. Une gestion efficace des courriels - se concentrer sur les messages importants, déléguer le suivi des messages secondaires, et bien gérer les emails où le CEO est en copie ! - est clé et demande une grande discipline.
  • Il suit un programme. Son programme doit être réglé comme du papier à musique, avec des espaces de temps libres pour gérer les imprévus. Un CEO qui consacre du temps à établir et affiner son programme a le sentiment de mieux gérer son temps. Les activités de routine représentent 11% du temps en moyenne, ce qui parait excessif au vu de la fonction stratégique du CEO.
  • Il s’appuie sur les N-1. Une équipe de haut niveau, compétente, donne un effet de levier de premier ordre au CEO. 46% de son temps est passé avec ses membres de direction. Une gouvernance d’entreprise peu soudée altère les résultats et la performance. Plus un CEO a la capacité de déléguer en confiance, plus il a l’impression de bien gérer son temps. Il doit dans le même temps garder le contact avec l’ensemble des collaborateurs.
  • Il utilise des mécanismes d’intégration. Il définit et ajuste une stratégie claire en prenant le temps de l’expliquer à ses collaborateurs, en mettant en place une organisation efficace, en améliorant les processus, en veillant à l’aligner sur culture d’entreprise (valeurs), et en développant les talents. Il encourage la pratique du feedback constructif pour ajuster la stratégie et faire rayonner la culture.
  • Il enchaîne les réunions. 32% des réunions durent une heure, 38% sont plus longues, et 30% plus courtes. Les réunions d’une heure doivent donc être réduites et plus efficaces, ce qui demande aux participants d’être mieux préparés. J’ai instauré dans une de mes précédentes fonctions des réunions d’1/2 heure qui ont beaucoup perturbé mes collègues, habitués à des séances de plusieurs heures peu productives, et je me souviens de ce message qui circulait, sur le ton de la plaisanterie, dans une organisation publique en encourageant les collaborateurs à aller en réunion, vue comme «une alternative pratique au travail»! La règle, ici est de diviser le temps de séance par deux.
  • Il gère d’innombrables interlocuteurs. 70% du temps est consacré à des collègues internes, 30% à des interlocuteurs externes, dont 16% sont des partenaires commerciaux, et 3% seulement des clients et investisseurs. A l’évidence, un CEO doit consacrer davantage de temps aux clients et moins aux consultants. Les clients sont une source d’information de premier ordre pour un CEO car ils peuvent donner des informations indépendantes sur l’entreprise ou sur les tendances du marché.
  • Il exerce de multiples influences. Un CEO a une influence directe (rendez-vous en face à face, décision) sur d’innombrables sujets, et gère des interlocuteurs internes et externes. De par sa fonction, il doit être proactif, et s’appuie sur des effets de leviers très importants (stratégie, ressources, budget, réputation). Son influence est à la fois tangible et symbolique, et il détient un pouvoir et une autorité avérés.

La gestion du temps d’un CEO est ainsi le reflet de son leadership et de la manière dont il exerce sa fonction. C’est son bien le plus précieux, car le plus rare.

Du même auteur

Les newsletters de Bilan

Le cercle des lecteurs

Le Cercle des Lecteurs est une plate-forme d'échanger sur tout ce qui touche votre magazine. C'est le reflet de vos opinions, et votre porte-parole le plus fidèle. Plus d'info


Image Footer

"Tout ce qui compte.
Pour vous."