Les bureaux flexibles ont le vent en poupe

L’intérêt des entreprises pour les surfaces flexibles ne cesse de croître. L’utilisation de ce type de lieu de travail pour recruter et fidéliser les talents a progressé de 10% en un an en Suisse, passant de 18 à 28%. Selon une étude réalisée par le spécialiste en conseil en immobilier d’entreprise CBRE, 45% des sociétés helvétiques utiliseront ces espaces d’ici les trois prochaines années. Les avantages de ces structures seraient nombreux: réduction des coûts fixes, plus de satisfaction au travail et plus de productivité.

Ces surfaces ne doivent pas être confondues avec les offres de coworking, avertit Nicole Weber, responsable des services de conseil et de transaction pour la Suisse chez CBRE. «Les espaces flexibles sont équipés avec des services et du matériel, offrant une plus-
value à de simples espaces de coworking. Ce sont des bureaux à la demande où l’on paie ce que l’on va utiliser (services administratifs, salles de conférences, vidéoconférences, secrétariat…). Le rapport est différent des espaces de coworking, qui proposent aussi une grande flexibilité mais où l’ambiance ressemble plus à un café ou à un lounge d’hôtel.» Le principe de location est par contre semblable: il est possible de louer une surface pour une longue ou une courte durée, sans devoir signer un contrat de bail.

Interrogées par CBRE, 56% des entreprises envisageraient de recourir à ce type de lieux de travail d’ici à trois ans, c’est 2% de plus que pour les espaces de coworking. A l’heure actuelle, de nombreuses sociétés cumulent des bureaux fixes et des surfaces flexibles, qui servent de tampon en cas de changement, affirme Nicole Weber. «Ce genre de structure est utile aussi pour absorber les évolutions des effectifs. En cas de forte croissance ou de restructuration, il n’y aura pas besoin de faire d’importants travaux. Les bureaux flexibles permettent d’absorber la volatilité.»

Une tendance qui va se développer

Selon une étude du cabinet américain de conseil Jones Lang LaSalle (JLL), les solutions de bureaux flexibles pourraient représenter jusqu’à 30% du portefeuille immobilier des entreprises d’ici à 2030. En outre, on peut s’attendre à ce que le nombre de travailleurs nomades dans le monde atteigne 1,87 milliard d’ici à 2022, soit 42,5% de la main-d’œuvre mondiale totale.

Des chiffres qui peuvent s’appliquer pour les collaborateurs en terre helvétique, selon Garry Gürtler, directeur général d’IWG Suisse, qui exploite des centres d’affaires. «En 2019, nous avons interrogé environ 15 000 personnes sur leur comportement au travail: environ 50% d’entre elles ont déclaré passer au moins la moitié de leur semaine en dehors du site principal de leur employeur. Le travail nomade en Suisse devient de plus en plus la norme.»

La hausse du recours à des surfaces flexibles s’inscrit donc dans une tendance plus large de jobs adaptables avec des horaires aménagés, assure Garry Gürtler. «La conception du travail, qui consiste à se rendre tous les jours au bureau en voiture, à y travailler de 9 h à 17 h, puis à rentrer chez soi en voiture, semble de plus en plus dépassée. La flexibilité est la nouvelle arme dans la «bataille pour les talents». Et les entreprises du monde entier l’utilisent de plus en plus.»

Créer des synergies tout en restant confidentiel

Au début plutôt privilégiés par les startups, les bureaux flexibles sont désormais plébiscités par tous les types d’entreprises. Les grandes sociétés et les multinationales sont peu adeptes du coworking, en raison du manque d’intimité et de confidentialité de ce type de lieu de travail. Elles utilisent par contre les espaces flexibles car elles souhaitent s’inspirer des méthodes de travail des jeunes pousses, censées favoriser la créativité. Ce type de surface profite encore plus au développement des startups: elles peuvent ainsi étendre leur réseau, élargir leur portefeuille de clients et créer des synergies.

Ces synergies sont possibles car la coordination d’entreprises est une des grandes tendances actuelles, avance Garry Gürtler: «Nos centres sont les nouveaux écosystèmes dans lesquels les sociétés de toutes tailles se rassemblent pour créer ensemble de la valeur.» Son groupe IWG, qui gère les marques Regus, SPACES, N°18 et Signature by Regus HQ, comptera 46 centres en Suisse d’ici fin 2019 et 100 employés. Avec des espaces à disposition dans de grandes ou de plus petites villes comme Etoy ou Versoix, IWG souhaite étendre son réseau à une centaine en Suisse d’ici les quatre prochaines années.

Répondre aux besoins des millennials

La génération Y et les millennials sont adeptes de la flexibilité dans leur quotidien et leur travail ne déroge pas à la règle. Concilier de manière plus harmonieuse sa vie professionnelle et sa vie personnelle est d’ailleurs un critère de choix lors d’une candidature, explique Nicole Weber. «Les futurs collaborateurs regardent davantage ce que l’entreprise propose en termes d’aménagement et d’aire de travail. Les employeurs doivent s’adapter à une nouvelle génération à la recherche de toujours plus de flexibilité.»

Bénéficier de bureaux à la demande est donc aussi un atout pour attirer les talents,
en particulier dans les milieux très concurrentiels comme les secteurs de la technologie et du trading.