Bilan

Trucs & astuces pour arrêter de perdre son temps

Où se nichent les pertes de temps dans nos journées chargées et comment les éviter ? C’est la spécialité d’Anne-Catherine Pozza, qui a livré un atelier dédié à ce sujet au dernier Carrefour des Créateurs de Genilem.
Lutter contre la procrastination, améliorer sa créativité, être plus productif, mieux équilibrer vie professionnelle et privée: le public venu en très grand nombre écouter Anne-Catherine Pozza a des demandes variées, toutes liées à une question majeure: comment mieux s’organiser ? Le but: éviter le stress, la culpabilité de ne pas avoir réussi à biffer tous les tirets de sa ‘to-do list quotidienne’. «Bien gérer son temps, c’est avoir une meilleure perception de soi», souligne la consultante par ailleurs à la tête du cabinet Alphalead. «Avoir du temps permet d’être reposé, donc mieux dans sa peau, d’avoir de meilleures relations clients, et de travailler sa vision stratégique. Si la tête est bombardée d’informations, il n’y a plus de plaisir dans le travail». Une évidence, peut-être, mais qu’il est urgent de rappeler. Faire la liste des mangeurs de temps Pour reprendre le contrôle de son agenda, la coach demande à chacun un temps d’introspection. Objectif: identifier dix ‘mangeurs de temps’ dans sa journée ou sa semaine, soit dit attitudes ou moments qui se révèlent empoisonnés. Les résultats, partagés en groupe permettent d’identifier quelques pratiques toxiques, et des solutions: 1.Vouloir tout faire soi-même. Le premier commandement pour ne pas être débordé est de savoir s’entourer, à la maison ou au travail et de responsabiliser ses collègues ou son entourage. 2.Ne rien planifier. To-do list quotidienne ou objectifs hebdomadaires galvanisent l’efficacité car ils permettent de morceller les tâches, les prioriser. A noter: dans chaque planning, qu’il soit bisannuel ou quotidien, prévoir une marge pour l’imprévu, qui fait partie de la vie. 3.Dire oui à tout. Une qualité qui peut devenir un gros défaut si elle est mal gérée. « On peut apprendre à dire non avec bienveillance fermeté et élégance, tout en gardant une relation saine avec son interlocuteur», assure Anne-Catherine Pozza. 4.Mélanger to-do list et wish-list: il y a ce qu’on doit faire et ce qu’on aimerait entamer. Une to-do list est un ensemble de tâches à exécuter ‘sans réfléchir’. Une wish-list de projets, demande plutôt des temps pour faire le vide, s’écouter et savoir ce dont on a envie ou besoin à tel ou tel moment de notre semaine… ou de notre vie. 5.Travailler en multi-tâches: c’est le mal de l’époque. «Décrocher son téléphone si on travail sur un document, c’est déjà faire du multi-tâches», assure Anne-Catherine Pozza, pour qui ce comportement banal est dysfonctionnel. La spécialiste propose de se limiter à tâche à la fois pour gagner en efficacité. Impossible pour certains employés. «Dans ce cas, il faut agir sur ce qu’on peut, même si on n’a que 2% de manœuvre, il faut les prendre, car le libre-arbitre est toujours plus gratifiant que de se positionner en victime, et il est inutile d’entrer en résistance contre ce qu’on ne peut changer.» 6.Procrastiner: il existe mille techniques contre cette tendance, qui est souvent le symptôme de démotivation ou manque d’information. La première et la plus simple: agir. 7.Répondre à ses messages en réunion: pour la coach, couper toutes ses notifications et limiter la consultation des réseaux sociaux et des mails à des moments précis de la journée est un puissant gain d’efficacité. Une proposition controversée pour ceux qui utilisent Messenger ou WhatsApp comme outils de travail. «Il faut remettre en certains flux de communication. En répondant dans la minute, on crée des obligations envers soi-même», estime Anne-Catherine Pozza. «La dernière fois que j’ai regardé un message WhatsApp, je me suis cassé une jambe!», appuie Laetitia Speckinger, entrepreneuse dans le domaine de l’immobilier, témoignant de l’absurdité dans laquelle nous poussent parfois l’overdose de connectivité. Eduquer ses clients ou partenaires ou réduire sa réactivité? Sans doute le juste milieu se trouve-t-il entre les deux. 8.Ranger sans arrêt. Ce défaut peut paraître incongru, mais tous ceux qui travaillent de chez eux le savent: les tâches ménagères sont chronophages et on a parfois tendance à s’y abandonner. Pour s’en débarrasser, il faut soit recourir au point 1 (déléguer), soit au point 2 (les planifier). 9.Ne pas avoir de rituels. Parfois la routine a du bon. Les rituels matinaux instaurent une énergie pour la journée. Que ce soit un petit-déjeuner posé, un temps de gratitude, un moment de contemplation, de promenade ou des soins apportés au corps: les moment où on prépare sa journée sont une manière d’anticiper les temps forts à venir. Une fois les mangeurs de temps listés, Anne-Catherine Pozza propose d’identifier les plus importants d’entre eux. Et d’en choisir trois pouvant être éliminés dès le lendemain. Dans tous les cas, l’important pour ne plus avoir le sentiment d’être débordé est de retrouver son pouvoir de décision et de pouvoir choisir ce dans quoi on s’investit.
Camille Andres

JOURNALISTE

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