Bilan

Organiser une réunion? Réfléchissez-y à deux fois

Rituels incontournables en entreprise, les réunions ne sont pas forcément les meilleures solutions pour un management efficace, selon la revue américaine Harvard Business Review.

Quelques précieux conseils pour éviter de faire perdre du temps et de l’énergie à son équipe. Et surtout, à soi-même.

Crédits: Crédit : Andrey Popov / Bigstock

« Nous sommes bloqués dans notre stratégie internationale 2016-2020. Faisons donc un brainstorming tous ensemble ! » Une formule magique sans doute maintes fois prononcée par votre manager. Et pourtant, un article du Harvard Business Review met en garde sur cette solution miracle, nécessaire seulement dans des cas précis.

Elisabeth Grace Saunders, auteure de l’article et coach, prodigue sa petite liste de questions que tous les employés et employeurs doivent se poser avant de proposer une réunion. Elle livre ainsi des conseils pour éviter de faire perdre du temps et de l’énergie à son équipe. Et surtout, à soi-même.

1) Ai-je bien clarifié la situation de départ ?

Quand on n’est pas complètement au clair sur un projet, il est tentant de planifier une réunion pour se conforter dans ses idées. A moins de chercher à structurer le projet, ces entrevues avec les collègues sont inefficientes. A la place, prenez le temps pour une réflexion stratégique: quelle est l’envergure de mon projet ? Quel est son statut actuel ? Quelles sont les étapes importantes qui doivent suivre ? Quel est mon plan d’action pour progresser significativement ?

2) Ai-je besoin de contributions extérieures pour progresser ?

Vous savez pertinemment que les choses doivent être faites, et vous devez simplement assurer vos tâches. Si vous vous trouvez dans cette position, ne planifiez surtout pas une réunion ! Dressez une liste des tâches et passez à l’action. Après avoir clarifié ce que vous pouvez objectivement réaliser par vous-même, passez à la troisième étape si une intervention externe est réellement nécessaire (besoin de réponses ou de commentaires précis avant de vous lancer). 

3) Pour faire avancer le projet, ai-je besoin d’une conversation en direct ?

Si vous avez besoin de certaines réponses, qui ne nécessitent pas une longue conversation, l’e-mail est une excellente option. C’est particulièrement vrai si vous sollicitez des retours sur des documents spécifiques. Pour recueillir les commentaires, Il est plus efficace de faire parvenir les éléments qui peuvent être vus séparément, au lieu de les relire pendant une réunion. Si la conversation est inévitable de votre point de vue, examinez les différents canaux de communication.

4) Une rencontre en tête-à-tête est-elle nécessaire ?

Quand vous avez besoin d’une communication à double sens, mais qui ne nécessite pas de voir la personne, une variété d’options s’ouvre à vous. Un échange en ligne peut vous amener des réponses très rapidement. Pour des conversations plus en profondeur, privilégiez l'appel ou la vidéo conférence. Vous allez gagner du temps, au lieu de vous déplacer physiquement à un meeting. Et surtout, vous pouvez avancer sur les dossiers si la personne est en retard, plutôt que de ne rien faire en attendant son arrivée. 

 

Si après avoir répondu à ces quatre questions l'organisation d'une réunion s'impose, veillez à bien la travailler à l’avance pour gagner en efficacité. Listez vos intentions pour le meeting, établissez les résultats désirés, et surtout préparez et envoyez les documents en amont.

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