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Maîtrisez les réunions virtuelles

Maîtrisez les réunions virtuelles. Par Fanny Randanne

Pour beaucoup d’entre nous, communiquer via des outils digitaux n’est fondamentalement pas nouveau. Pourtant, si les nouvelles technologies améliorent notre capacité à nous organiser et à communiquer à distance, les bonnes pratiques doivent encore se mettre en place et la crise du Covid-19 en est l’opportunité. En voici quelques pistes.

Contrôlez le déroulement de vos réunions virtuelles

Outre le fait de tester vos outils digitaux en amont, tenez-vous en aux principes de base de la réunion. Les objectifs clairs de la conversation doivent être communiqués, l’ordre du jour doit être suivi et les prochaines étapes (y compris le calendrier et les responsabilités) doivent être définies. Sur les aspects moins formels, nous vous recommandons de faire régulièrement des tours de table et de veiller au temps de parole, cela peut vous aider à améliorer votre capacité d’écoute active et de prendre en compte les points de vue de participants introvertis.

Rendez votre intervention efficace

La communication virtuelle nécessite une planification plus exigeante, car il est plus difficile de garder l’attention de vos interlocuteurs. Avant chaque appel, prenez le temps de réfléchir à votre objectif, au public et au contexte de l’échange. Ensuite, notez vos objectifs, votre programme et le temps que vous souhaitez consacrer à chaque point. Sur ce dernier aspect, veillez à réduire au minimum la durée de votre présentation. La seule chose qui soit pire qu’une longue présentation est une longue présentation en visioconférence.

Managers virtuels, rapprochez-vous de vos collègues

Plusieurs entreprises ont profité du Covid-19 pour mettre en place une structure virtuelle pérenne permettant à leurs collaboratrices-eurs de travailler à distance tout en gardant un lien humain et visuel. C’est le cas de l’entreprise genevoise d’ingénierie Mercury Systems qui a instauré une communication en ligne renforcée via des visioconférences hebdomadaires pour informer de la situation et des «Wake Up Café» quotidiens qui permettent de veiller à ce que l’équipe se sente bien et possède les ressources nécessaires. Le respect, l’authenticité et la bienveillance sont les fondements d’un bon leadership, même de l’autre côté de l’écran.

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