Bilan

Entreprises: comment réussir son déménagement?

Dans la vie d’une entreprise, il s’agit d’une étape très délicate: comment intégrer un nouveau site de travail sans être victime du stress et de la baisse de productivité? Nos conseils.

Une bonne planification est la base d’un déménagement sans encombres.

Crédits: westend61/getty images

Qu’il s’agisse de regrouper plusieurs sites en un seul, d’intégrer un nouvel open space, de se déplacer temporairement après un sinistre, ou de repenser un site de production, le déménagement est un moment critique que connaissent de nombreuses entreprises. Conseils pour éviter le stress. 

1. Bien définir son projet

De nouveaux locaux, c’est souvent une nouvelle vie. Profiter du changement de lieu pour repenser l’organisation des équipes, voire de la production est relativement fréquent. Il faut cependant bien le définir. Le rôle de la direction est de choisir jusqu’où ira la réorganisation: doit-elle rendre l’espace de travail ou d’accueil de la clientèle plus agréable ou viser un nouveau mode de production beaucoup plus économe? Si la première option suppose simplement de repenser le mobilier, la seconde peut aller jusqu’à mobiliser un cabinet de conseil externe. Elle suppose tout du moins un temps de réflexion important. Qu’il faut anticiper. 

«En déménageant, nous avons modifié toute notre organisation en misant sur le lean manufacturing (une gestion visant à éliminer tout gaspillage, ndlr), ce qui nous a permis de gagner en productivité. Mais avant de penser cette organisation particulière, plus légère et réactive, un de nos cadres a pris plusieurs jours de cours et visité beaucoup d’entreprises fonctionnant sur ce mode», explique Christophe Paris, directeur de Valentine Fabrique, PME spécialisée dans la fabrication de friteuses à Romanel-sur-Morges (VD) qui a déplacé en 2014 son site de production.

2. Désigner un responsable

Changer de site est une étape cruciale de la vie de l’entreprise, au même titre qu’un plan social, une fusion, une acquisition. Comme tout projet, un responsable capable de suivre toutes les étapes mérite d’être désigné. Ils peuvent même être plusieurs, comme cela a été le cas chez le groupe vaudois Bobst, qui entre 2010 et avril 2013 a quitté son site historique de Prilly pour regrouper ses activités sur Mex.

«Nous avions deux niveaux de décision. Les responsables de départements: projet, infrastructures, informatique, responsables industriels, ressources humaines, etc., qui se réunissaient toutes les semaines. Et une équipe opérationnelle, chargée de la réalisation et des opérations proprement dites, qui se voyait en fonction de son avancement, parfois tous les jours, résume André Vessaz, responsable des infrastructures et services généraux du groupe. Mon rôle était entre autres de faciliter la communication et la coordination entre les deux équipes.»

Le chef de projet est l’interface entre les prestataires internes et externes. Il est aussi chargé du respect des délais, un aspect essentiel.

3. Anticiper

Les spécialistes répètent à l’envi que la planification est la clé d’un déménagement réussi. Il y a plusieurs raisons à cela: profiter de certaines périodes plus propices que d’autres à une perturbation possible d’activité, notamment les vacances d’été, les week-ends, les vacances de Noël. De plus, des démarches administratives sont à prévoir, comme l’autorisation de faire circuler des camions en ville le week-end. Une routine ?

«Pour Genève, en moyenne, il faut compter quinze jours pour obtenir ce document. Mais elle peut être refusée et il faut refaire une demande motivée. Parfois, elle est obtenue pour la ville de départ, mais pas pour le lieu d’arrivée. Autant de petites démarches que les professionnels prennent en charge, mais qu’il faut connaître et prévoir», explique Isabelle Harsch, CEO d’Henri Harsch HH, entreprise de déménagement à Zurich et Genève. 

Dans l’idéal, déménager ne devrait avoir aucun impact sur la production, ou en tout cas le minimum. Cela suppose d’organiser ses carnets de commandes, de prévoir du stock en avance dans l’industrie, ou de réaliser le changement de location durant une période d’inactivité.

4. S’entourer de professionnels

Les entreprises de déménagement sont de bon conseil en ce qu’elles fournissent méthodologie et outils, dont les check-lists, pour veiller à procéder de façon méthodique: formalités administratives, information des collaborateurs, détails techniques: tous les aspects sont étudiés. Autre document essentiel, le plan d’implantation, qui indique en détail où et comment sont réinstallés tous les meubles. Un code très rigoureux d’étiquetage doit également être mis en place pour faciliter le déplacement et la réinstallation des objets. 

Pour choisir son déménageur, un seul conseil: au-delà du tarif, «c’est une question de personne. Il faut s’assurer de ses compétences, bien entendu, mais surtout de sa disponibilité et de sa flexibilité. Nos prestataires ne nous ont jamais dit: «Ce n’est pas possible.» Ils se sont toujours adaptés en cas d’imprévu», résume Pierre Guth, directeur des constructions pour le Graduate Institute de Genève, qui a regroupé tous ses sites en un et déménagé sa bibliothèque en 2013.

Par ailleurs, il faut savoir que des prestataires spécialisés existent dans un grand nombre de domaines: déménagement de livres anciens, de machines, reprise de mobilier de bureau, destruction sécurisée de documents confidentiels sur tous supports, grutiers pour des déplacements de charges lourdes en centre-ville, etc.

5. Accompagner ses équipes

Impliquer, expliquer, démystifier dès que le projet est lancé sont les mots d’ordre pour le voir compris et accepté le plus tôt possible. Quelles que soient les modifications que connaît une structure, il y aura toujours environ 20% de ses membres qui y seront récalcitrants, pour tout un tas de raisons. Impliquer les salariés est important pour parer les évidents moments de stress finaux ou les salves contre la nouvelle organisation.

Pas facile, par exemple, de passer de petits bureaux individuels à un grand open space. C’est pourtant ce qu’ont connu les salariés du Graduate Institute en 2013. «Pour anticiper les critiques, nous avons décidé d’organiser des visites de chantier au préalable, d’emmener des panels de salariés observer des open spaces fonctionnels et de communiquer sur la plus-value du nouveau bâtiment: qualité environnementale, confort thermique, densité faible, bureaux agrandis, etc.», explique Pierre Guth. 

6. Penser aux détails… et prévoir un plan B

Il y a les détails du jour J: ne pas arroser les plantes vertes pour faciliter leur transport. Se coordonner avec les équipes d’ouvriers éventuellement encore présentes pour réaliser des finitions dans le bâtiment que vous intégrez. Prévoir une solution si les nouvelles lignes téléphoniques ne sont pas opérationnelles à temps. 

Et il y a aussi tous les imprévus impossibles à anticiper: un réduit que l’on a oublié de comptabiliser dans le «chiffrage» des mètres cubes d’archives à déplacer, qui entraînera un surcoût. Un outil abîmé au cours d’un transport... «Lors de notre déménagement, la chute d’une machine a abîmé le sol, ce qui a décalé tout le processus d’une semaine. Il faut toujours prévoir une marge», conclut Christophe Paris. Pour toutes les situations impliquant des aspects stratégiques, prévoyez, si possible, votre plan B. 

Camille Andres

JOURNALISTE

Lui écrire

Les newsletters de Bilan

Le cercle des lecteurs

Le Cercle des Lecteurs est une plate-forme d'échanger sur tout ce qui touche votre magazine. C'est le reflet de vos opinions, et votre porte-parole le plus fidèle. Plus d'info


Image Footer

"Tout ce qui compte.
Pour vous."