Bilan

Comment engager et motiver ses collaborateurs dans un projet de digitalisation ?

PME, grandes entreprises ou même artisans, le digital peut être un levier de croissance très positif. Encore faut-il en convaincre ses équipes et ne pas se laisser noyer dans la gestion d'un projet digital... Quelques conseils et pièges à éviter avec Hélène Béguin, responsable de la Suisse romande chez KPMG.

La technologie change rapidement le quotidien... de quoi pousser à mieux appréhender le numérique

Crédits: DR

Un enfant qui naît aujourd’hui a 50% de chances de vivre jusqu’à 100 ans. Sa vie professionnelle serait donc étalée sur trois générations… Une durée qui contraste avec un tempo technologique toujours plus rapide, où les innovations et les processus de travail évoluent sans cesse. De véritables challenges pour les entreprises, tant au niveau humain que technologique. Hélène Béguin est membre du conseil d’administration de KPMG Suisse et responsable de la Suisse romande. Le groupe international d’audit et de conseil s’occupe de près de la thématique de la transformation digitale, qu’il aborde régulièrement en interne et avec ses clients. Comment cette entreprise de services est-elle impactée par la digitalisation ? Quels sont les pièges à éviter et les conseils à suivre pour les entreprises? Interview.

Bilan : Comment la technologie impacte votre manière de travailler au quotidien ?  

Hélène Béguin :
 Il y a encore quelques années, l’audit était composé de deux éléments essentiels : beaucoup de papier et beaucoup de réunions avec nos clients… Il y a toujours autant de réunions, car l’humain reste central, mais presque plus de papier! Aujourd’hui tout est numérisé. Un des autres changements apporté par la digitalisation plus récemment est que de nombreuses tâches basiques sont aujourd’hui automatisées ou semi-automatisées, comme par exemple le traitement des transactions routinières ou la réalisation de certificats de salaires ou de déclarations fiscales.

Et votre gestion des équipes ?

Contrairement à l’industrie ou à des entreprises à fort degré technologique, nous sommes essentiellement axés sur l’humain et les contacts humains. Mais la digitalisation impacte évidemment la gestion des collaborateurs, surtout que nous employons beaucoup de jeunes diplômés. Auparavant par exemple, nous avions plus de temps pour mettre en place et suivre des formations, car les outils et techniques évoluaient plus lentement. Et cet apprentissage était amorti sur plusieurs années. Aujourd’hui, tout va très vite et il faut s’adapter rapidement, même sans formation, ce qui est parfois un challenge.

Quelle est votre solution pour engager et motiver vos collaborateurs dans la digitalisation ?

Nous observons déjà que les collaborateurs s’habituent de plus en plus vite, même si il y a toujours un peu de résistance au début. Le challenge est de faire en sorte que tout soit le plus fluide et intuitif possible, pour faciliter un apprentissage rapide. Nous avons aussi mis en place des méthodes d’analyse des données des entreprises, afin de voir comment elles peuvent améliorer les processus et amener de la valeur ajoutée au travers de ces changements.

Vous partagez aussi votre expérience avec des entreprises ?

Oui en effet, nous le faisons par exemple avec notre Insight Center, qui a ouvert il y a quelques mois à Zurich. C’est un lieu qui permet de présenter toute la manière dont nous travaillons dans ce domaine : comment nous utilisons les données, comment nous pouvons les regrouper et les analyser pour en faire des outils pertinents pour la gestion d’une entreprise, qu’il s’agisse d’analyser les données de facturation, de production ou de distribution par exemple. Parfois on peut améliorer très simplement certains départements, sans grande révolution, mais encore faut-il analyser !

Dans l’analyse de données, quels types de projets intéressent le plus les entreprises ?

La plupart des projets étudiés avec les entreprises concernent surtout l’optimisation des processus internes, que ce soit la chaîne d’approvisionnement, la gestion de leur inventaire, ou encore le nombre de factures bloquées. La question est : qu’est-ce qu’on veut faire dire à ces données? A quoi cela sert il? Nous voulons rendre l’analyse de données intelligible et utile.

Si l’on revient à l’humain, il y a également un enjeu au niveau de l’adoption de nouveaux systèmes par les collaborateurs, n’est-ce pas ?

En effet, un des enjeux majeurs des entreprises dans leur transformation digitale n’est pas uniquement l’aspect technique ou l’intégration aux systèmes IT existants, mais la manière dont les collaborateurs s’adaptent au système. C’est finalement le premier enjeu : l’adoption ! J’ai vu beaucoup d’entreprises négliger ce point et faire des investissements importants dans de nouvelles solutions ou logiciels que finalement personne n’utilise ou utilise mal…

Quels conseils donneriez-vous pour éviter cela ?

Je citerais deux éléments. D’abord, la clef aujourd’hui est la simplicité d’utilisation. Il faut que ce soit intuitif. C’est fondamental car ainsi l’effort de formation sera limité et la capacité d’adoption fortement augmentée. Si un nouveau système est trop complexe, les chances de succès sont réduites. Deuxièmement, et en particulier dans les grands projets de transformation digitale, il faut impliquer des équipes de travail et des managers du terrain ou du département concerné. Il est aussi intéressant d’impliquer les jeunes, qui ont un esprit moins ancré dans des processus anciens ou établis.

Quelles sont erreurs les plus courantes qui freinent ou pénalisent un projet de digitalisation ?

Dans tous les projets qui n’ont pas abouti, j’ai pu constater que cela était très souvent en raison d’une mauvaise gouvernance ou des déficiences dans la gestion du projet. En clair : on ne sait pas exactement qui décide de quoi et qui est responsable… Selon moi, il faut absolument définir une gouvernance solide dès le départ et des processus de décisions clairs. Si ce n’est pas le cas, il peut y avoir un manque de pouvoir décisionnel et de responsabilité, donc des lenteurs ou une annulation du projet, ou au contraire un accaparement du pouvoir et pas toujours les meilleures décisions qui sont prises dans l’intérêt de l’entreprise.

Hélène Béguin_KPMG
Hélène Béguin est responsable de la Suisse romande chez KPMG.
Marjorie Thery
Marjorie Théry

JOURNALISTE À BILAN

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