Ils traquent les coûts superflus des PME

L’abandon du taux plancher par la BNS le 15 janvier 2015 n’a pas seulement secoué les marchés financiers mais également le fonctionnement de milliers d’entreprises helvétiques, notamment exportatrices. En effet, en quelques heures, avec l’explosion du franc suisse, leurs produits étaient vendus à l’étranger jusqu’à 20% plus cher. Il fallait, dès lors, trouver des solutions rapides pour limiter au maximum l’impact négatif du franc fort sur le fonctionnement de leur entreprise. 

«De nombreuses PME ont immédiatement contacté leurs fournisseurs qui achetaient à l’étranger pour leur demander d’ajuster leurs prix à l’euro», explique Bruno Templier, cofondateur de Melioris, société suisse de conseil en achats active depuis quinze ans sur le marché helvétique. «Il fallait diminuer au plus vite les coûts afin d’éviter de potentiels licenciements», explique l’expert. Si le franc fort a été un déclencheur, il n’est pas le seul responsable de la baisse du chiffre d’affaires de certaines PME. En effet, le tourisme d’achat, la progression des ventes en ligne ou encore le changement des habitudes des consommateurs en sont aussi responsables. 

Garder la même performance

Face à cette réalité, des entreprises font parfois appel à des «cost killers», ou «chasseurs de coûts inutiles», qui permettent de générer des économies. Car au-delà de la négociation de tarifs préférentiels avec les fournisseurs, ces consultants font un audit des dépenses et repèrent celles qui sont superflues sans impacter la qualité de travail des collaborateurs ou la relation avec les partenaires historiques. «Après nos audits, 75% des PME gardent les mêmes fournisseurs, explique Bruno Templier. Nous apprenons surtout au patron comment mieux acheter, mieux s’organiser et mieux adapter les achats à leurs besoins réels.» Le cofondateur de Melioris précise ne pas être une centrale d’achat: «Notre travail est de chercher les fournisseurs les plus compétitifs, de limiter les coûts et les risques. En effet, n’avoir qu’un seul fournisseur pour un produit ou un service stratégique pour le bon fonctionnement de l’entreprise peut être très risqué si ce dernier met la clé sous la porte ou est victime d’un incendie par exemple, ce qui est arrivé il y a quelques années à une PME basée outre-Sarine.» 

Michael Salama, fondateur de Costbrokers, réalise également des diagnostics d’entreprises pour optimiser leurs coûts depuis trois ans. «Nous analysons les dépenses, les achats, les notes de frais, les contrats et la structure globale de l’entreprise, explique l’expert-comptable, également blogueur sur bilan.ch. Ça ne serait en effet pas rentable pour une PME de taille plus modeste d’engager un acheteur avec ces compétences. Il vaut mieux engager un externe qui permettra d’aller vite, d’être plus agile car il connaît les conditions du marché.»

20% d’économies

Ainsi, pointer du doigt certaines dépenses peut être salvateur pour une entreprise. «Aucune économie n’est négligeable», ajoute Michael Salama. En effet, même si les montants engagés au jour le jour sont faibles, la somme finale est souvent importante, pouvant aller jusqu’à 20% des coûts globaux annuels. 

Au quotidien, il existe de nombreux types d’achats ayant des leviers d’optimisation, tels que l’expédition de colis lourds dont le type de transport peut être ajusté en fonction des attentes des clients et des fournisseurs. Les envois express, aux coûts élevés, ne sont pas toujours nécessaires. Les entreprises peuvent aussi redéfinir leurs besoins face à la gestion de leurs emballages, en travaillant sur le format, sur l’épaisseur ou encore sur le type de matière utilisée. D’autres économies sont facilement réalisables, par exemple sur le nettoyage des locaux, le matériel bureautique, le leasing automobile, les produits d’entretien, la téléphonie, les vêtements de travail ou encore l’organisation du tri des déchets. 

La gestion des ressources humaines, plus compliquée, peut aussi, dans certains cas, entrer en jeu, notamment avec les outsourcings. «Nous analysons le niveau de formation des responsables des coûts ou des acheteurs, explique Michael Salama. En cas de lacune, nous proposons du coaching et des formations ainsi que des outils digitaux faciles comme les marketplaces.» Les deux entreprises de conseil vont jusqu’à encourager leurs clients à utiliser le big data, l’intelligence artificielle, voire la robotisation si nécessaire. «L’idée est de les motiver à changer leur façon de travailler en les formant sur de nouveaux outils.»

Gagnant-gagnant

Les entreprises ciblées par ces experts comptent moins de 500 collaborateurs. En effet, les grandes entreprises et autres multinationales ont, en général, plus de poids pour négocier de meilleurs prix avec leurs fournisseurs. «Mais pourquoi une petite société familiale devrait-elle payer plus cher ses fournitures qu’une grande multinationale?», s’interroge le fondateur de Costbrokers. Ce dernier envisage – contrairement à son concurrent – de lancer dans quelques mois une centrale d’achat, c’est-à-dire de réunir plusieurs acteurs de la même branche pour négocier de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs de matière première et autres fournitures. 

Car négocier des rabais n’est pas toujours aisé. «Nous n’arrivons pas systématiquement à baisser les coûts des entreprises mais nous leur obtenons plus pour le même prix, par exemple, explique Michael Salama. Nous leur permettons parfois de sortir d’impasses qui leur coûtent cher, comme ce fut le cas d’une PME industrielle qui était coincée avec un contrat pour sa flotte automobile. Après avoir renégocié les conditions financières et opérationnelles (nouvelle couverture d’assurances, flotte automobile renouvelée), le client a pu faire faire des économies de 33%, soit plusieurs centaines de milliers de francs par an.  Il s’agit d’une situation de type «win-win», où le fournisseur est aussi satisfait que l’acheteur au bout du compte.» Le fondateur de Costbrokers collabore également avec la plateforme digitale Swibeco qui centralise tous les programmes d’avantages pour les employés d’entreprise sans augmenter leur salaire. Des bénéfices qui les motivent et leur donnent des privilèges sans ajouter de frais au patron. «C’est du gagnant-gagnant tout en s’éloignant de l’aspect stéréotypé des réducteurs de coûts», conclut l’expert. 

Melioris et Costbrokers se démarquent des géants de l’audit – PwC (PricewaterhouseCoopers), KPMG, Deloitte et EY (Ernst & Young), ainsi qu’Accenture, l’un des plus grands acteurs dans le conseil en Suisse – en restant compétitives au niveau de leur rémunération. En effet, ces deux entreprises de conseil ne facturent en général pas leurs heures et se rémunèrent principalement sur les gains réalisés par le client – ces derniers étant en moyenne de 20% mais pouvant monter parfois jusqu’à 40%.